Pravljenje liste prioriteta

Bio jednom jedan drvoseča koji je imao novu sekiru. Prvog dana mogao je da obori 20 stabala. Svakog sledećeg dana radio je sve duže i napornije, a obarao je sve manje stabala. Videvši šta se događa, prijatelj ga je upitao «Zašto ne naoštriš sekiru?». Drvoseča je odgovorio: «Imam previše posla. Treba da oborim više stabala!»

Zastanite na trenutak, saberite se i naoštrite svoje sekire.

Organizujte se!

Koliko često sebi kažete: «Kad bih samo imao više vremena.».

Vremena za razmišljanje i analiziranje nekog problema, ili bar nekoliko minuta da se spustite na stolicu i razbistrite um pre nego što pređete na razmatranje sledećeg posla? Nažalost, ne možete da zaustavite časovnik – on neprestano otkucava. Ipak, postoji nešto što možete da uradite i što će Vam obezbediti te dragocene ekstra minute. Štedite vreme tako što ćete ga manje rasipati!

Bolje se organizujte i moći ćete da pretvorite to vreme koje sada rasipate u toku uobičajenog radnog dana u vreme koje može da se koristi na veoma produktivan, delotvoran i efikasan način. Bolja organizacija pomoći će Vam i da pratite ogroman broj informacija, da budete jedan korak ispred drugih – i da izađete kao pobednik.

Uštedite 30 sekundi svakih 5 minuta i tako ćete dobiti jedan sat do kraja dana.

Organizacija je postupan proces. To je isto kao kada učite da vozite bicikl. U početku ste krivudali po pločniku i nekoliko puta pali. Dok ste vežbali vožnju, shvatili ste kako bicikl radi i ubrzo ste ga već vozili punom brzinom ne držeći ruke na volanu.

U današnjem svetu, koji se brzo menja i sve više zahteva treba da stignete tamo gde želite. Zašto da Vam se točkovi stalno okreću i da vozite ukrug kada možete da postignete svoje ciljeve, a da uštedite vreme?

Sastavite svoj glavni spisak

Što se tiče pravljenja spiskova, tu ne postoji ništa novo. Verovatno čitavog svog života pravite spiskove – spisak za bakalnicu, prodavnicu, spisak za razne kupovine, spisak stvari koje treba uraditi određenog dana itd.

Vaš glavni spisak je nešto drugo. On je pregled svih nezavršenih poslova, projekata koji su u radu. Kad ga napravite, nećete ga staviti u džep, ili staviti u fijoku stola i zaboraviti na njega. Gledaćete ga svakog trenutka u toku radnog dana. On će postati Vaš glavni plan za praćenje tekućih zadataka, kao i podsetnik za ono što treba da uradite.

Vaš glavni spisak biće poslednja stvar koju pogledate na kraju radnog dana, a prva stvar koju pregledate kada ujutru započinjete radni dan. Vaš glavni spisak postaće merilo onoga što ste uradili danas i podsetnik za ono što morate da uradite sutra, ili do nekog određenog roka u budućnost.

Koristite glavni spisak kao ključ za dobru organizaciju radnog vremena.

Gubljenje vremena je neprimetno!

Radite najpre ono najvažnije

Predpostavite da ste na glavnom spisku ubeležili određeni broj važnih poslova. Kako da odlučite koji prvo da uradite? Koji od njih ima najveću prednost?

Ako ne možete da se odlučite između jednog ili drugog, evo jednog metoda koji će Vam pomoći u tome. Ispišite važne poslove bilo kojim redom na numerisanom spisku:

1.____________________ 4. ____________________
2.____________________ 5.____________________
3.____________________

Zatim između dve stavke izaberite onu kojoj dajete prednost, a na spisku štriklirajte ono što ste odabrali:

1 ili 2 1 ili 3 1 ili 4 1 ili 5
2 ili 3 2 ili 4 2 ili 5
3 ili 4 3 ili 5
4 ili 5

Najvažniji je posao koji je štrikliran najviše puta.

Kada ste utvrdili i znate šta je priritetno, upišite taj posao u Vaš dnevni kalendar i odredite vreme da se on uradi.

Neka “hitno” ne nadvlada “važno”

Postoji ogromna razlika između onoga što je važno” i onoga što je “hitno”. U rečniku bi se te reči mogle definisati na sledeći način:

VAŽAN: pridev; koji ima veliki značaj, ili značajnu posledicu.

HITAN: pridev; žuran; koji primorava na ili zahteva trenutnu akciju, ili pažnu; nužan.

Svi mi započinjemo dan usmeravajući svu svoju pažnju na obavljanje važnih poslova. Međutim – rastrzani smo, prekidaju nas, ili moramo sve da ostavimo, jer se pojavio problem koji mora odmah da se rešava. Nešto hitno uspelo je da se probije do vrha našeg spiska poslova koje treba uraditi i moramo sve odmah da odbacimo da bismo radili na tome. “Hitno” nadvladava važno”.

Kada ste primorani da ostavite sve da biste negde “gasili vatru”, i Vaši važni poslovi takođe nestaju kao dim. Izgubili ste kontrolu nad onim što Vam je prioritetno. Reagovali ste na događaje umesto da ste ih izazvali, sledili ste umesto da ste njima upravljali.

Postoje tri načina da bez problema uskladite rad na važnim i hitnim poslovima:

Prvo i pre svega, isplanirajte svoje glavne poslove i završite ih pre nego što postanu hitni i pre nego što Vi, ili neko drugi, morate da “gasite vatru”.

Drugo, kada se pojavi nešto zaista hitno, što se često događa, dopustite sebi malo vremena da o tome razmislite. Dobro smišljeno rešenje uvek je bolje od spontane reakcije.

Treće, treba da imate u vidu da će se svakodnevno javljati izvestan broj neočekivanih problema.

Malo je situacija u toku radnog dana koje mogu da ugroze Vaš život i zahtevaju Vaše hitno angažovanje.

Izbegavajte da se prepuštate impulsu i da sve ostavljate kako biste odmah “gasili vatru”. Ne morate momentalno da prestajete sa radom. Obično je mnogo važnije da završite zadatak na kome radite, a zatim odvojite vreme da razmislite i rešite iznenadni problem

Formula prioriteta isplativosti

“Da li ja zaista moram to da uradim?”

Postoji jedan interesantan način na koji to možete da otkrijete. To je formula isplativosti prioriteta. Evo kako se to radi:

Uz svaku stavku na Vašem glavnom spisku brojem izrazite stepen važnosti:

1. Ovaj posao mora da se obavi, i to dobro. On je od velikog značaja za krajnji rezultat.

2. Ovaj posao je potreban, ali od njega ne zavisi budućnost.

3. Niko zaista ne brine kako ću i kada uraditi taj posao.

Sada pored svake stavke glavnog spiska brojem označite dužinu vremena koje će, po Vašem mišljenju, biti potrebno da se taj posao završi:

1. To zahteva većinu moga vremena.

2. To zahteva skroman deo mog vremena.

3. Taj posao mogu da uradim i žmureći, zahteva malo vremena.

Sad pogledajte kako ste obeležili svaku stavku.

Trebalo bi da se poklope i prva i druga klasifikacija (važnost i dužina potrebnog vremena).

Poslovi koje ste označili brojem 1 za važnost treba da budu označeni brojem 1 za dužinu vremena koje morate da im posvetite. Ako se to ne poklopi, znači da ne koristite svoje vreme onoliko efikasno i produktivno koliko bi trebalo.

Još jednom pogledajte svoj glavni spisak.

Bilo koji posao koji je u obe klasifikacije označen brojem 1 ima glavni prioritet, jer je najvažniji i najisplativiji za Vašu karijeru i napredak u životu.

Poslovi označeni sa 2-2 imaju manji prioritet, jer se manje isplate, ali još uvek moraju da se rade.

Što se tiče poslova označenih sa 3-3, oni se slabo isplate, ili se uopšte ne isplate i treba da se potrudite da ih kompletno odbacite, ili, ukoliko je to izvodljivo, da ih date nekom drugom.

A šta je sa poslovima koje ste obeležili sa 1-2 ili 2-1? Očigledno je da treba ponovo da razmislite o tome šta Vam je prioritetno.

Prioritete treba pravilno odrediti. Ako najveći deo vremena posvećujete poslovima koji su najisplativiji, više ćete koristiti sebi, svom preduzeću, a bićete i nagrađeni povišicom i unapređenjem.

I, poslednje, ali ne i najmanje važno:

1. KOPIRAJTE OVAJ TEKST,

2. “ISTRESITE” GA U TEKST PROCESOR,

3. SNIMITE GA NA DISK, ILI FLEŠ,

4. PROČITAVAJTE GA I  – VEŽBAJTE!

Priređeno na osnovu knjige: Džefri Majera,

Ako niste našli vremena da to uradite sada, kada ćete naći vremena da to završite?

 

VN:F [1.9.11_1134]
Rating: 10.0/10 (1 vote cast)
VN:F [1.9.11_1134]
Rating: +1 (from 1 vote)
Pravljenje liste prioriteta, 10.0 out of 10 based on 1 rating
Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...
PODELITE OVAJ TEKST I BLOG SA LJUDIMA KOJI VAM ZNAČE! POMOZITE IM DA UNAPREDE SEBE!

    Leave a Reply

    You can use these HTML tags

    <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>